Auskunftsrecht
Das Auskunftsrecht nach Art. 7: Ablauf, Fristen, Praxis
Nach Art. 7 der EU-Entgelttransparenzrichtlinie kann jede beschäftigte Person schriftlich Auskunft über ihre individuelle Entgelthöhe und die nach Geschlecht aufgeschlüsselten durchschnittlichen Entgelthöhen für gleiche oder gleichwertige Arbeit verlangen. Der Arbeitgeber muss innerhalb von zwei Monaten antworten – unabhängig von der Unternehmensgröße.
Wer anfragen darf und was beantwortet werden muss
Das Auskunftsrecht steht allen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern zu, auch Teilzeit- und befristet Beschäftigten. Die Anfrage kann direkt oder über die Arbeitnehmervertretung bzw. eine Gleichbehandlungsstelle gestellt werden. Zu beantworten sind die eigene Entgelthöhe sowie die Durchschnittsentgelte – aufgeschlüsselt nach Geschlecht – für die Kategorie von Beschäftigten, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten.
Arbeitgeber müssen ihre Beschäftigten außerdem jährlich aktiv über das Auskunftsrecht informieren. Vertragsklauseln, die Beschäftigten verbieten, über ihr Entgelt zu sprechen, sind für Zwecke des Equal-Pay-Grundsatzes unzulässig.
Die Zwei-Monats-Frist im Prozess
Die Antwort muss innerhalb von zwei Monaten nach der Anfrage erfolgen. Ist die Auskunft unrichtig oder unvollständig, können Beschäftigte zusätzliche angemessene Erläuterungen und Details verlangen. Für den Arbeitgeber heißt das: Fristerfassung ab Eingang, definierte Zuständigkeiten, eine reproduzierbare Berechnung der Vergleichswerte und ein dokumentierter Versand.
Ohne vorbereitete Beschäftigtenkategorien ist die Frist kaum zu halten: Die Vergleichsgruppe „gleiche oder gleichwertige Arbeit“ muss zum Anfragezeitpunkt bereits definiert sein – sie ad hoc zu bilden ist methodisch angreifbar und zeitlich unrealistisch.
Datenschutz bei der Antwort
Durchschnittswerte dürfen keine Rückschlüsse auf einzelne Personen zulassen. Bei kleinen Vergleichsgruppen sind Schutzmechanismen nötig, etwa die Unterdrückung von Werten unterhalb einer Mindestgruppengröße. Die Verarbeitung der Entgeltdaten unterliegt der DSGVO und der Zweckbindung nach Art. 12 der Richtlinie: Die Daten dürfen nur für Equal-Pay-Zwecke verwendet werden.
So sieht ein belastbarer Auskunfts-Workflow aus
Ein auditfähiger Prozess umfasst mindestens diese Schritte:
- Eingang erfassen und Frist automatisch berechnen (Anfragedatum + zwei Monate).
- Vergleichskategorie der anfragenden Person bestimmen und dokumentieren.
- Kennzahlen aus den aktuellen Pay Records berechnen, kleine Gruppen unterdrücken.
- Datenschutz- und Fachreview vor Versand, Vier-Augen-Prinzip.
- Antwort schriftlich zustellen und als Snapshot mit Berechnungsstand archivieren.
Häufige Fragen
Wie schnell muss der Arbeitgeber auf ein Auskunftsersuchen antworten?
Innerhalb von zwei Monaten nach Eingang der Anfrage. Bei unrichtigen oder unvollständigen Angaben können Beschäftigte ergänzende Erläuterungen verlangen.
Gilt das Auskunftsrecht auch in kleinen Unternehmen?
Ja. Anders als die Berichtspflichten kennt das Auskunftsrecht keinen Schwellenwert – es gilt für Arbeitgeber jeder Größe.
Darf der Arbeitgeber die Entgelte einzelner Kolleginnen und Kollegen nennen?
Nein. Beantwortet werden Durchschnittswerte nach Geschlecht für die Vergleichskategorie. Rückschlüsse auf einzelne Personen müssen durch Mindestgruppengrößen und Aggregation verhindert werden.